یکی از اصول مرکز این است که ارجاع، پایان رابطه بالینی نیست. این سند نشان می‌دهد پزشک ارجاع‌دهنده در طول بستری مراجع خود، چه اطلاعاتی دریافت می‌کند و چطور می‌تواند اشراف تخصصی خود را حفظ کند.
یک — اصول حلقه بازخورد
تیم درمانی مرکز در یک سیکل پیوسته کار می‌کند: مشاهدات روزانه روان‌شناس و کاردرمانگر به تصمیم دارویی روان‌پزشک می‌رسند. همان اطلاعات، در قالب گزارش دوره‌ای، به پزشک ارجاع‌دهنده نیز ارسال می‌شود.
هدف: پزشک ارجاع‌دهنده در هر لحظه بتواند پاسخ این سؤال را بدهد که «مراجع من الان کجا ایستاده است» — نه از طریق تماس تلفنی، بلکه از روی داده‌های ثبت‌شده.
دو — انواع گزارش
گزارش ورود
در طول ۷۲ ساعت پس از پذیرش
خلاصه ارزیابی اولیه روان‌پزشک مرکز
تشخیص فعلی (احتمالی) بر اساس مصاحبه اولیه
برنامه دارویی آغازین و دلیل انتخاب
اهداف کوتاه‌مدت درمانی
گزارش دوره‌ای (Progress Report)
هر دو هفته یک‌بار
وضعیت شاخص‌های روان‌شناختی (از ۱۶ شاخص پایش‌شده)
وضعیت شاخص‌های کاردرمانی (از ۸ شاخص پایش‌شده)
تغییرات دارویی و دلیل آن‌ها
خلاصه برنامه هفتگی و پاسخ مراجع
اهداف دوره بعدی
گزارش ترخیص
هم‌زمان با ترخیص مراجع
خلاصه کامل دوره بستری: تشخیص نهایی، مدت، رویدادهای مهم
داروی ترخیص با دوز و دستورالعمل دقیق
توصیه‌های کلیدی برای پیگیری در مطب
نشانه‌های هشدار برای بازگشت احتمالی بحران
برنامه پیگیری پس از ترخیص (جلسات، کلینیک سرپایی)
تماس اورژانس
در صورت تغییر وضعیت قابل‌توجه
تغییر قابل‌توجه در وضعیت بالینی مراجع
تصمیم دارویی مهم
رویداد بالینی اورژانس
سه — شاخص‌های پایش‌شده
شاخص‌های روان‌شناختی (۱۶ شاخص)
۱ سطح اضطراب
۲ سطح افسردگی
۳ کیفیت خواب
۴ تنظیم هیجان
۵ تمرکز و توجه
۶ ارتباط اجتماعی
۷ خودکارآمدی ادراک‌شده
۸ انگیزه و آغازگری
۹ تفکر منطقی
۱۰ علائم سایکوتیک (در صورت وجود)
۱۱ وضعیت خانواده‌درمانی
۱۲ پایش خطر
۱۳ همکاری با درمان (Compliance)
۱۴ عزت نفس
۱۵ مهارت حل مسئله
۱۶ کیفیت زندگی (Global)
شاخص‌های کاردرمانی (۸ شاخص)
۱ توانایی‌های شناختی
۲ هماهنگی حرکتی ظریف
۳ استقلال در مراقبت از خود
۴ مشارکت در فعالیت‌های گروهی
۵ ظرفیت تحمل محیط اجتماعی
۶ مهارت‌های کارکردی روزمره
۷ پایداری توجه در فعالیت
۸ پیشرفت در مهارت هدف (Goal-specific)
روش سنجش: ابزارهای استاندارد روان‌شناختی برای هر شاخص به‌کار می‌روند. داده‌های کاردرمانی از مشاهده مستقیم و آزمون‌های عملکردی جمع‌آوری می‌شوند. نتایج در پرونده الکترونیکی مراجع ثبت و روند آن‌ها به‌صورت نمودار پیگیری می‌شود.
چهار — شرایط دریافت گزارش
پزشک ارجاع‌دهنده باید هنگام ارجاع مشخصات تماس (ایمیل یا شماره فکس/واتس‌اپ) را ثبت کند.
گزارش‌ها با رعایت کامل اصول محرمانگی ارسال می‌شوند.
پزشک ارجاع‌دهنده می‌تواند در هر زمان با واحد ارتباط با همکاران درمانی تماس بگیرد و توضیح تکمیلی بخواهد.
امکان برگزاری جلسه مشترک تلفنی یا حضوری با تیم درمان برای موارد پیچیده وجود دارد.
پنج — رازداری و حریم اطلاعات
ارسال گزارش به پزشک ارجاع‌دهنده تنها با رضایت کتبی مراجع یا ولی قانونی او انجام می‌شود. این رضایت در فرم پذیرش اخذ می‌شود. در صورت عدم رضایت مراجع، پزشک ارجاع‌دهنده از این محدودیت مطلع می‌شود.